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ERSTE SCHRITTE in Allplan Exchange
Dieses FAQ ist gültig ab 24.04.2023, ab dann steht Ihnen ein neuer Allplan Exchange Online Service zur Verfügung.
Frage:
Ich möchte mit Allplan Exchange starten.
Ersten Schritte in Allplan Exchange.
Wichtiger Hinweis :
Bevor Sie mit den ersten Schritten in einem neuen System starten, ist für Sie gut zu wissen, ob die Daten auch gelöscht werden können. Die Antwort darauf ist JA. Wenn Sie beginnen, Ihre ersten Projekte und Dokumente online zu speichern, können Sie diese nach einem Testlauf löschen.
Es steht Ihnen frei, die zentral gespeicherten Daten jederzeit zu löschen; mit der Löschung wird auch den Projektbeteiligten der Zugang entzogen.
Antwort:
folgende vereinfachte Darstellung veranschaulicht, dass einige Schritte einmalig durchgeführt werden und weitere Schritte für jedes Projekt wiederholt werden.
(1) REGISTRIERUNG (Anmeldung):
Mit der Registrierung in Connect erhalten Sie einen gültigen USER-Account für all unsere Online Services (wie z.B. BIMPLUS und EXCHANGE) , damit können Sie sich bei Exchange anmelden:
Das Anmelden sollte in jedem Fall möglich wenn Sie einen USER-Account haben.
Die Nutzung im Rahmen ihres eigenen FIRMEN-Accounts ist abhängig von ihrer Lizenz.
Sollten sie ab hier nicht mehr weiter kommen wenden Sie sich bitte an Ihren
Vertriebspartner : LINK = https://www.allplan.com/de/beratung-verkauf/vertriebspartner/
Falls sie bereits eine Lizenz besitzen können sie mit den nächsten Punkten fortfahren
(2) FIRMEN MITGLIEDER:
Der erste Anwender wird automatisch berechtigt noch weitere Mitglieder zum Exchange Account einzuladen und dessen Rollen im Exchange Account zu definieren
a) Im Hauptmenü wählen Sie "PROJEKTE" | b) wählen Sie den "INFO BUTTON" | c) hier sehen Sie die Liste ihrer aktuellen MITGLIEDER | d) weitere hinzufügen können sie über die Schaltfläche MITGLIEDER HINZUFÜGEN | e) tragen Sie einfach die Emailadresse ein, wählen Sie dazu eine Sprache (vom Empfänger) und eine FIRMEN ROLLE , mit Klick auf "Senden" schließen Sie die Einladung ab 
Das neu eingeladene Mitglieder erhält eine Email und kann damit die Registrierung seines persönlichen Accounts abschließen.
Mitglied entfernen :
Wenn Sie ein Mitglied entfernen wollen klicken Sie einfach auf das Icon mit dem Kreuz (siehe im Bild #f) in der entsprechenden Zeile. Ein Mitglied wird dann aus Ihrem Firmen-Account entfernt und auch von allen Projektzuordnungen, damit kann das ehemalige Mitglied nicht mehr ihre Daten zugreifen.
(3) PROJEKT:
Das erste Projekt kann online auf der Webseite angelegt werden:
a) Im Hauptmenü wählen Sie "PROJEKTE" | b) wählen Sie den das Icon für "NEUES PROJEKT ERSTELLEN" | c) vergeben Sie einen Namen z.B. "MY FRIST STEP" ein und klicken auf Erstellen | d) Sie erhalten ein Nachricht das ein neues Projekt angelegt wurde | e) Sie finden das neue Projekt in der Übersicht,
TIPP: Sie wurden automatisch als Projektbeteiligter mit der höchsten Projektrolle "Manager" angelegt und können somit mit Schritt 4 fortfahren 
Projekt löschen :
Wenn Sie ein Projekt löschen wollen, klicken Sie einfach auf das Icon (siehe im Bild #f) in der entsprechenden Zeile. Das project wird samt aller vorhandenen Dokumente, damit haben sie und mögliche Projekt Mitglieder keinen Zugriff mehr auf die Projekt Daten. Bitte beachten Sie dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.
Sie werden mit einer Meldung hingewiesen und müssen die Kenntnisnahme explizit bestätigen.
(4) PROJEKTBETEILIGTE:
Aus der Gruppe der Firmen Mitglieder (die bereits unter Punkt 2 anlegt wurden ) können Sie die Projektbeteiligten wählen, durch Eingabe von Name oder Email erhalten Sie automatisch Vorschlagswerte. Wählen Sie ein Firmen Mitglied und vergeben sie gleichzeitig eine Projekt Rolle.
a) Im Hauptmenü wählen Sie "PROJEKTE" | b) Wählen Sie aus Ihrem Account ein Projekt. | c) wechseln Sie auf den Register Tab "BETEILIGTE" | d) Klicken Sie auf die Funktion "Projektbeteiligte hinzufügen" | e) hier einfach den Namen oder die Email eintippen, Sie erhalten Vorschlagswerte zur Auswahl, gleichzeitig können Sie die entsprechend Projektrolle wählen und klicken Sie auf "Hinzufügen" | f) in der Liste der Projektbeteiligten sehen sie auch dessen Rolle, die jederzeit geändert werden kann.
Die Projektbeteiligten haben nun einen Zugriff auf das Projekt und alle Pläne die Sie dem Projektbeteiligten zustellen werden. 
Projektbeteiligten entfernen :
Wenn Sie einen Projektbeteiligten entfernen wollen klicken Sie einfach auf das Icon mit dem Kreuz (siehe im Bild #g) in der entsprechenden Zeile. Ein Projektbeteiligter wird dann aus der Projektzuordnung entfernt, damit kann auf die Projektdaten nicht mehr zugreifen.
(5) PLANVERTEILUNG:
ANMELUNG: Jetzt starten Sie Allplan CAD und öffnen ihr gewünschtes CAD PROJECT. a) Wechseln Sie in den Bereich Planlayout | b) starten Sie die Funktion "Allplan Exchange" | c) der Allplan Exchange Dialog öffnet sich | d) klicken Sie auf ´"Anmelden" um die Vorteile der Allplan Exchange online Funktion zu nutzen | e) Im Anmeldedialog geben Sie die gleichen Anmeldedaten wie auf der Webseite ein| f) Bei der erstmaligen Anmeldung zu diesem CAD Projekt werden die automatisch nach der Zuordnung gefragt, wählen den gewünschten Allplan Exchange Account und das zuvor online angelegte PROJEKT z.B. "MY FRIST STEP" 
a) LINKS: Wählen Sie die zu exportierenden Pläne aus der Planübersicht | b) MITTE: definieren Sie die Fileformate je Empfänger | c) RECHTS: Sehen sie je Empfänger die zu erwartenden Ergebnisse ihrer Auswahl. | d) mit Klick auf EXPORT werden die Fileformate erzeugt und können im Anschluss auch gleich versendet werden
(6) DOWNLOAD:
Die Empfänger erhalten automatische eine Emailbenachrichtigung sind berechtigt die Pläne zentral online herunterzuladen und gleichzeitig wurden die Pläne automatisch versioniert.
In der Übersicht "INBOX" stehen jedem angemeldeten Empfänger, alle zugestellten Dokumente zum Download bereit
Und so funktioniert der Download:
a) Ein Empfänger kann sich auf der Webseite in Allplan Exchange anmelden | b) die INBOX ist die erste Seite die man nach der Anmeldung sieht | c) Es können einzelne oder mehrere Einträge heruntergeladen werden einfach auswählen | d) und auf DOWNLOAD klicken e) eine Meldung informiert Sie über die erfolgreiche Aktion f) das Icon in der Tabelle visualisiert über die Farbänderung ob der Eintrag schon heruntergeladen wurde oder nicht. 
(7) REPORT:
Allplan Exchange vermerkt zu jeder Datei alle Verlaufsinformationen wie z.B. : Upload, Sender, Empfänger und Download.
Eine projektbezogene Reportausgabe zeigt übersichtlich den Verlauf aller Planversionen, dessen Historie und dessen Verlaufsinformation.
a) Im Hauptmenü wählen Sie "PROJEKTE" | b) Wählen Sie aus Ihrem Account ein Projekt. | c) Sie befinden sich automatisch auf der Übersicht der Projektdokumente, wählen sie die Schaltfläche "REPORT" | d) Der Report öffnet sich in einem weitern Browserregistertab und sie sehen den gesamten Projektverlauf. Diese Darstellung können Sie mit den gängigen Browserfunktionen drucken oder als PDF speichern.
(8) DATEN LÖSCHEN
Folgende Daten Löschungen finden sie in den entsprechenden Abschnitten
- Firmen Mitglieder entfernen , siehe Abschnitt (2) FIRMEN MITGLIEDER
- Projekt löschen, siehe Abschnitt (3) PROJEKT
- Projekt Beteiligte entfernen , siehe Abschnitt (4) PROJEKTBETEILIGTE
- Einzelne Dokumente oder Dokumentversionen finden Sie hier in diesem Abschnitt
Dokumente inkl. aller Dokumentversionen löschen
a) Im Hauptmenü wählen Sie "PROJEKTE" | b) Wählen Sie aus Ihrem Account ein Projekt. | c) Sie befinden sich automatisch auf der Übersicht der Projektdokumente | d) markieren Sie das zu löschende Dokument oder auch mehrere | e) wählen Sie die Schaltfläche mit den drei Punkten und die Option LÖSCHEN | f) Sie erhalten eine Meldung das das Dokument inkl. dessen Versionen und Verlaufsinformationen gelöscht wird. Bitte beachten Sie, das dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.
Einzelne Dokumentversion löschen
Jetzt müssen Sie nur noch eine Ebene tiefer navigieren, aber das Prinzip ist das gleiche wie beim Löschen eines Dokumentes, nur dass hier nur eine Version gelöscht wird. Dies ist z.B. nützlich, wenn Sie versehentlich etwas hochgeladen haben und nur diese Versionen entfernen möchten.
a) Im Hauptmenü wählen Sie "PROJEKTE" | b) Wählen Sie aus Ihrem Account ein Projekt. | c) Sie befinden sich automatisch auf der Übersicht der Projektdokumente | d) klicken Sie auf das Dokument das die Versionen enthält | e) es öffnet sich ein Sidehandpanel | f) hier finden Sie die Schaltfläche "Versionen" | g) zur besseren orientierung hilft Ihnen auch das Breadcrumbmenü und zeigt welches Dokument sie gewählt haben | h) wählen sie nun die zu löschende Version "z.B. Index C" | i) wählen Sie die Schaltfläche mit den drei Punkten und die Option LÖSCHEN | j) Sie erhalten eine Meldung das die Dokumentversion inkl. dessen Verlaufsinformationen gelöscht wird. Bitte beachten Sie, das dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.
Wir wünschen Ihnen viel Spaß mit Allplan EXCHANGE