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ich würde hier mit der entwicklungsumgebung arbeiten und nicht nur mit dem in allplan zur verfügugn stehenden mitteln.
dort können gruppen definiert werden und da auch wie in den gruppen sortiert werden soll. über bedingungen bzw. formeln kann man da sogar steuern, ob wenig oder viel angzeigt wird... ob jedes bauteil zum identifizieren od. zusammengefasst.
in den faq-dokumenten gibt es die hinweise, wo die umgebung zu finden ist.

könntest du den Report hier zur Verfügung stellen?

entweder baut man die query so, dass dort die gleichen dinge schon als gleich erkannt werden können oder man legt gruppen an, über welche das erledigt wird. hier bin ich im report meist für den zweiten weg, da dieser mehr möglichkeiten bietet.
so kann man z. b. jedes bauteil mit id einzeln auflisten lassen und nach der größe gruppiert anzeigen lassen. angezeigt werden die einzelnen bauteile aber nur, wenn ein haken für details oder bilder links in der benutzerinteraktion gesetzt wird.
zudem kann über die bauteil id mit einer zusatzeingabe (befehl) erreicht werden, dass beim anklicken der id im report das im hintergrund befindliche allplan auf das bauteil zoom und dieses markiert.

klar ist es umfangreicher, evtl. auch komplizierter.... aber erst an dem punkt fängt für mich der spass an...