Allplan Forum: Projekte aus Altversionen in Allplan 2024 eingelesen! Wie kann man am besten Projekte archivieren, welche gerade nicht mehr in Bearbeitung sind?

Fredo66

18.12.2023 - 10:16

Hallo zusammen,
es ist vollbracht und ich habe jetzt mal alle Projekte aus älteren Versionen (vor 2024) in Allplan 2024 eingespielt, indem ich diese aus den jeweiligen prj-Ordnern in den prj-Ordner avon Allplan 2024 kopiert und dann über die Hotlinetools die Projektverwaltung reorgansiert habe.

Alles so weit ganz gut!

Einzig die Anzahl der jetzt dort abgelegten 343 Projekte ist mir jetzt zu groß und ich würde gerne die meisten, bis auf die aktuell zu bearbeitenden, wieder aus der Projektverwaltung rausholen und z. b. in einen Ordner prj-Archiv verschieben.
Dann müsste ja nach nochmaligen reorg eine wesentlich kleinere Projektliste auftauchen und ich könnte bei Bedarf einzelne Projekte, wo vielleicht dann doch noch mal etwas angepasst werden muss, einfach wieder aus dem Archiv zurückschieben - natürlich dann mit nochmaligem reorg.

Meine eigentliche Frage ist nun:
Wie macht Ihr das in eurem Büro?
Ist die angedachte Vorgehensweise von mir eine gute Lösung?

Bin gespannt auf die ein oder andere Rückmeldung.

Sonnige Grüße

Fredo

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audax

18.12.2023 - 10:30

Hallo Freddo,

ich setze vor die aktuellen Projekte ein Minus mit Leerzeichen dahinter, dann stehen diese immer ganz oben in der Prjektverwaltung und sind leicht zu finden.

HERU

18.12.2023 - 10:37

Gute Frage, das wäre auch mal bei uns an der Zeit. Wäre vielleicht auch für zukünftige Versionen eine Idee, dass man einfach Projekte als "abgeschlossen" markieren kann. Diese werden dann nicht mehr bei den anderen angezeigt.

jmaneke

18.12.2023 - 10:50 *

Moin Fredo,

da gibt es so manche Möglichkeit:
@ Deine Lösung: klar, grundsätzlich kein Problem. Nachteil: bei "vielen" Projekten dauert das reorg etwas...
@ Lösung von "audax": Pragmatische Lösung. Mach ich mit wichtigen Projekten auch so. ___=sehr wichtig; __=nicht ganz so wichtig usw...
@ von ALLPLAN dafür vorgesehen: Entsprechende Projektattribute (z.B. "Projektstatus") verwenden und danach filtern bzw. sortieren. Leider ist das Filtern nicht so elegant gelöst...

Falls WGM vorhanden: einige Kunden legen archivierte Projekte auf einen eigenen Server (alter Archivrechner) ab und schalten den im Regelbetrieb aus. Bei erforderlicher Datwa wird er dann eingeschaltet.

Was man bevorzugt hängt u.a von der Anzahl der aktuellen bzw. zu archivierenden Projekte ab und davon wie oft und wie schnell archivierte Projekte verfügbar gemacht werden sollen.
An Deiner Stelle würde ich vermutlich bei Deiner bewährten Lösung bleiben.

Schöne Weihnachten und kommt gesund rüber!

BG
Jens Maneke
AAP Sommerfeld

>>> Stell Dir vor, es geht und keiner kriegts hin...

joerggeier

18.12.2023 - 10:54

Hallo,

wie vorher angeführt könnte das Attribut Projektstatus hier weiterhelfen, oder einfach filtern nach Erstellungsdatum oder anderen Kriterien?
Gruß
Jörg

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Bertrand_C

18.12.2023 - 11:30 *

Hello,

Allplan 2024 now allows you to save a project in ".apn" format (the content of the project folder is compressed like a .zip file).
See online help here.
Once saved as an .apn file, the project can be deleted from Allplan projects.
This can be a simple solution for keeping the project in an archive folder outside Allplan. The advantage is that each project can be opened at a later time if required, without the need to add it back to the project list.
___________

Hallo,

Allplan 2024 bietet jetzt die Möglichkeit, ein Projekt im ".apn"-Format zu speichern (der Inhalt des Projektordners wird wie eine .zip-Datei komprimiert).
Siehe Online-Hilfe hier.
Einmal als .apn-Datei gespeichert, kann das Projekt aus den Allplan Projekten gelöscht werden.
Dies kann eine einfache Lösung sein, um das Projekt in einem Archivordner außerhalb von Allplan aufzubewahren. Der Vorteil ist, dass jedes Projekt bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt wieder geöffnet werden kann, ohne dass es erneut in die Projektliste aufgenommen werden muss.

Fredo66

18.12.2023 - 11:35 *

Hallo zusammen,
mal wieder ein großes Dankeschön an euch alle!
Mir geht es eigentlich darum, dass abgeschlossene Projekte nicht immer in der Projektverwaltung mit rumgeschleppt werden und reorg dann auch entsprechend länger dauert.
Über die Möglichkeit zu filtern habe ich bisher tatsächlich noch nie nachgedacht und werde es wahrscheinlich auch nicht tun, da Jens ja meine Methode als "bewährte Lösung" bezeichnet, obwohl sie sich noch nie bewähren konnte - bis jetzt.

Ich denke, ich werde jetzt einfach die Sache mit dem Archiv-Ordner durchziehen und bei Bedarf dann einzelne Projekte zur weiteren Bearbeitung wieder zurückschieben, logischwerweise mit einen zusätzlichen reorg. Ich glaube, dass dies zur Zeit für mich als Einzelkämpfer ohne WGM auch die praktischste Lösung darstellt.

Ich fände aber auch eine Lösung gut, die von Allplan geliefert werden könnte. Da würde es neben dem eigentlichen prj-Ordner direkt einen Archiv-Ordner geben, in den dann - über ein zu setzendes Attribut oder das Setzen eines Hakens - Projekte hin verschoben würden (und umgekehrt), um die eigentliche Projektverwaltung schlanker zu halten.

Ich danke euch allen sehr für eure Rückmeldungen und wünsche eine schöne letzte Woche vor Weihnachten und natürlich auch gesegnete Weihnachtsfeiertage, an denen man hoffentlich mal nicht mehr über Allplan nachdenken muss.

Sonnige, aber kalte Grüße aus dem Westen

Fredo

PS: Bertrand, dein Hinweis kam leider erst nach Beendigung meines Textes. Kann man den auch bestehende Projkete in eine apn-Datei um wandeln? Ich glaube, ich muss da nochmals nachlesen!

Bertrand_C

18.12.2023 - 11:50

Hallo Fredo,

Ja, du kannst ein Projekt als apn-Projekt speichern (in einem Ordner deiner Wahl).
Danach kann das Projekt aus den Projekten in Allplan gelöscht werden.
Später kann es geladen werden, ohne dass es wieder in die Projektliste aufgenommen werden muss.
Probieren Sie es aus und finden Sie es heraus.

Fredo66

18.12.2023 - 12:11

Hi Bertrand!
OK, dann müsste ich jetzt aber nochmals alle 343 Projekte einzeln öffnen und als apn-Datei abspeichern. Ich glaube, dass ist mir dann doch ein wenig zu viel Arbeit.

Liebe Grüße

Fredo

Hi Bertrand!
OK, but then I would have to open all 343 projects again individually and save them as apn files. I think that would be a bit too much work for me.

Kind regards

Fredo

jmaneke

18.12.2023 - 12:58 *

Moin Fredo,

die von Bertrand beschriebene Methode mit den .apn - Dateien ist ganz neu in ALLPLAN 2024.
Da uns praktische Erfahrungen fehlen im täglichen Umgang mit den Dingern fällt es mir etwas schwer diese Speichermethode pauschal zu empfehlen. Deshalb habe ich sie auch nicht erwähnt.

Ich sehe jetzt auch keinen entscheidenden Vorteil für Deine Anwendung (den die .apn- Methode bei speziellen Anwendungsfällen durchaus hat).
Wenn man sich für diese Speichermethode interessiert sollte man sich mit den "Besonderheiten" genau auseinandersetzen um nicht irgendwann eine große Überraschung zu erleben!

Aber prinzipiell hat Bertrand natürlich Recht.
Und:
Man kann auch mehrere .apn- Dateien (ungetestet: wahrscheinlich auch 343...) in einem Schritt erzeugen - wie bei Projektsicherungen auch.

BG
Jens Maneke
AAP Sommerfeld

>>> Stell Dir vor, es geht und keiner kriegts hin...

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